Как мы оптимизируем и автоматизируем процессы в компании
Главный принцип, который мы используем в РМС: автоматизировать нужно не всё подряд, а только те процессы, где есть повторяемость, ручной труд, ошибки, просрочки или зависимость от памяти конкретного сотрудника.
Битрикс: задачи, коммуникации, внутренние сервисы и ограничения
Битрикс в РМС начинался с базовых сценариев: задачи, клиенты, сделки, переписка между сотрудниками. Со временем стало понятно, что инструмент можно использовать шире — для коммуникаций, календаря, заявок, HR‑процессов, внутренних сервисов и работы с партнёрами.
Правила работы: задачи, встречи, проекты, лента. Внедрить цифровой инструмент недостаточно. Если сотрудники используют его по‑разному, порядок не появляется. В РМС начали формировать правила работы в Битрикс. Не абстрактные регламенты, а практические договорённости, которые появлялись из реальных проблем.
Новый подход закрепляли постепенно. Руководители и инициаторы сами работали через систему. Для сотрудников описывали не только «что теперь нужно делать», но и как именно: как поставить задачу, какие поля заполнить, где смотреть результат, как закрыть обращение. Так инструмент перестал восприниматься только как контроль. Он стал способом не терять договорённости и не собирать информацию вручную.
Какие сценарии могут быть полезны для бизнеса?
Коллабы. Через них к рабочему пространству можно подключить партнёров с ограниченным доступом. Это нужно для совместных задач, обсуждений, обмена информацией и событий в календаре в одном месте.
Свободные слоты. Раньше назначение встречи могло превращаться в длинную переписку: «Когда удобно?», «А в это время можете?», «Тогда давайте завтра». Сейчас сотрудник может отправить ссылку на свободные слоты, а коллега или партнёр сам выбирает подходящее время. Событие появляется в календаре.
Почта. Раньше сотрудники работали через Яндекс и Mail, позже компания создала собственный почтовый сервер, а затем привязала корпоративную почту к Битрикс. Теперь уведомления о новых письмах приходят в рабочую систему, отвечать на них можно там же, а из письма можно создать задачу или назначить встречу со всеми заинтересованными.
Доски. Их используют для внутреннего обучения, годового планирования и отслеживания результатов в динамике. Такой формат подходит, когда процесс нужно разложить визуально: по этапам, направлениям, ответственным или срокам. Внутри есть готовые шаблоны, которые можно адаптировать под процесс команды.
Воронки. Изначально воронки воспринимались как инструмент продаж, но в РМС их используют шире. Например, для задач юристу, работы с новинками, подбора и адаптации сотрудников. В HR воронки связаны с HH и мессенджерами: при изменении стадии может меняться статус резюме и уходить сообщение кандидату.
От первых приложений к «Единому окну»
Со временем РМС начала создавать собственные приложения внутри Битрикс. Сначала компания использовала готовые решения из маркетплейса, но у такого подхода есть ограничения: приложения могут быть платными, не всегда подходят по функционалу и не всегда закрывают конкретную задачу бизнеса.
Первым важным опытом стала форма для постановки задачи в IT. Затем появился запрос сделать похожую форму для системного администратора. Сначала решение сделали по более сложной схеме, с передачей данных на внешний ресурс. Позже стало понятно, что можно создавать локальные статические приложения, которые работают внутри системы и не требуют отдельного бэкенда.
После первого приложения появились формы для других внутренних задач: заявки на логистов при возврате товаров, задачи офис‑менеджеру, задачи юристу, сервисные обращения. Потом возникла новая проблема: приложений становилось слишком много. Каждое занимало отдельный пункт меню. Если бы это продолжалось, сотрудники начали бы путаться, куда идти с конкретным запросом. Так появилась идея собрать всё в один ресурс — «Единое окно».
Смысл «Единого окна» в том, чтобы сотрудник не искал нужный сервис по разным разделам. Он открывает приложение, выбирает нужный модуль, заполняет форму и отправляет заявку. Дальше система создаёт задачу, назначает ответственных, передаёт данные и сохраняет историю.
В полной статье по ссылке читайте, как мы сэкономили 200 тысяч и внедрили автоматизацию на складе: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/sdelat-avtomatizaciyu-biznesa-prozrachnoj-i-ponyatnoj/?internal_source=copypaste
